Introdução ao Microsoft Office SharePoint Server 2007

O Office SharePoint Server 2007 é um novo aplicativo de servidor que é parte do Microsoft Office System 2007. Sua organização pode usá-lo para facilitar a colaboração, fornecer recursos de gerenciamento de conteúdo, implementar processos empresariais e fornecer acesso a informações essenciais aos objetivos e processos da organização.

Ao usar modelos de site e outros recursos no Office SharePoint Server 2007, você pode criar rápida e eficientemente sites que ofereçam suporte à publicação de conteúdo específico, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de registros ou necessidades de inteligência comercial que a sua organização possa ter. Por exemplo, é possível criar sites empresariais, como sites de portais organizacionais ou sites de presença na Internet ou sites especializados, como repositórios de conteúdo ou espaços de trabalho de reunião. Esses sites permitem que você colabore e compartilhe informações com outras pessoas, estejam elas dentro ou fora da sua organização. Além disso, você pode usar o Office SharePoint Server 2007 para realizar pesquisas eficientes por pessoas, documentos e dados, para criar e participar de processos empresariais conduzidos por formulários e para acessar e analisar grandes quantidades de dados empresariais.

Entre outras coisas, você pode usar o Office SharePoint Server 2007 para:

• Colaborar de forma eficiente com outras pessoas na organização. Por exemplo, você pode usar calendários para ver quando eventos em equipe estão ocorrendo ou usar bibliotecas de documentos para armazenar documentos da equipe, divisão ou organização. Você também pode discutir questões usando blogs ou capturar e reter informações em Wikis, que são bases de dados de conhecimento gerenciadas pelo usuário.
• Criar sites pessoais, nos quais você pode gerenciar e compartilhar informações com outros usuários. Por exemplo, você pode criar seu próprio portal Meu site, onde pode exibir e gerenciar todos os seus documentos, tarefas, links, calendário do Microsoft Office Outlook 2007, colegas e outras informações pessoais de um local central.
• Localizar pessoas, experiência e dados em aplicativos empresariais. Por exemplo, ao pesquisar o Meus sites na intranet local, você pode encontrar uma pessoa que possua uma habilidade ou interesse específico, mesmo que não saiba seu nome. Você também pode encontrar dados em um banco de dados corporativo ou aplicativo empresarial, como o aplicativo Gerenciamento de Relação com o Cliente (CRM) .
• Gerenciar documentos, registros e conteúdo da Web. Por exemplo, sua organização pode desenvolver um processo para que os documentos percam a validade ou sejam retirados depois que um determinado período de tempo tiver decorrido.
• Hospedar formulários empresariais baseados em XML que integrem com bancos de dados ou outros aplicativos empresariais. Por exemplo, se você trabalhar para uma agência local do governo, poderá criar formulários de solicitação de permissão noMicrosoft Office InfoPath 2007 e hospedá-los no Office SharePoint Server 2007 para que os usuários possam preenchê-los diretamente em um navegador. Os dados inseridos no formulário podem ser enviados para um banco de dados na rede do governo.
• Publicar facilmente relatórios, listas e KPIs (Indicadores Principais de Desempenho) vinculando a aplicativos empresariais, como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server 2005.

Como o Office SharePoint Server 2007 funciona com programas no sistema Microsoft Office

O Office SharePoint Server 2007 foi projetado para funcionar de forma eficiente com outros programas e servidores no Microsoft Office System 2007. A lista a seguir inclui exemplos do que é possível.

• Se você usar o Microsoft Office PowerPoint 2007, poderá criar uma biblioteca de slides do PowerPoint que pode ser compartilhada com outros usuários em um site do Office SharePoint Server 2007.
• Se você usar o Microsoft Office Access 2007, poderá deixar uma lista do SharePoint offline e usar os recursos de relatório no Office Access 2007 para exibir os dados e criar relatórios. Se você estiver viajando, por exemplo, poderá manter uma cópia local de uma lista do SharePoint no seu laptop, onde você poderá editar e consultar a lista como se fosse qualquer outra tabela no Office Access 2007. Os formulários e relatórios que usam a lista do SharePoint são totalmente interativos — e o Office Access 2007 pode sincronizar posteriormente a lista local com a lista online quando seu laptop estiver online novamente.
• Se você usar o Office Outlook 2007, poderá deixar bibliotecas de documentos offline. As pastas do SharePoint são exibidas assim como as pastas do Outlook. Se você usar o Office InfoPath 2007, poderá criar modelos de formulários compatíveis com navegador, publicá-los em um site do Office SharePoint Server 2007 e habilitá-los para uso em um navegador da Web.
• Se você usar o Microsoft Office Excel 2007, poderá salvar planilhas em um site do SharePoint para que os usuários possam acessá-las usando um navegador. Você pode usar essas planilhas para manter e compartilhar de forma eficiente uma versão central, atualizada, protegendo, ao mesmo tempo, informações do proprietário, como modelos financeiros, que estejam incorporadas na planilha.
• Se você usar o Microsoft Office SharePoint Designer 2007, poderá personalizar os sites e fluxos de trabalho do Office SharePoint Server 2007 em um ambiente intuitivo e WYSIWYG (what you see is what you get, o formato exibido é o resultado final). Você pode adequar os sites do SharePoint às suas necessidades e definir requisitos de marca usando a tecnologia ASP.NET mais recente, padrões estabelecidos da Web, como código XHTML e folhas de estilos em cascata (CSS). Por exemplo, se você for um analista comercial, poderá ser solicitado a criar e personalizar um novo site do Office SharePoint Server 2007 que será usado para colaboração no desenvolvimento de estudos de caso do cliente gravados em vídeo. Nesse cenário, você pode usar o Office SharePoint Designer 2007 para criar um site totalmente novo do Office SharePoint Server 2007 onde escritores, produtores de vídeo e membros da equipe de marketing podem colaborar no desenvolvimento de estudos de caso em vídeo.
• Na maioria dos programas do Versão do 2007 Office, você pode atualizar as propriedades de um documento do servidor em um Painel de informações do documento, que aparece como um conjunto de campos editáveis na parte superior de um documento. Por exemplo, em um documento do Word, você pode ser solicitado a editar as propriedades de nome de autor, data de criação e tipo de documento. Isso torna mais fácil a localização do que você está procurando no servidor. Por exemplo, você pode rapidamente localizar todas as informações à imprensa nas quais a propriedade do cliente corresponda ao nome de um cliente em particular.
• Na maioria dos programas do Versão do 2007 Office, você pode iniciar ou participar de fluxos de trabalho, que é o movimento automatizado de documentos ou itens através de uma seqüência específica de ações ou tarefas relacionadas a um processo empresarial. Os fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar consistentemente processos empresariais comuns, como aprovação ou revisão de um documento.

Você pode estar tentando imaginar qual é a diferença entre o Office SharePoint Server 2007 e o Microsoft Windows SharePoint Services, e como eles se relacionam entre si.

O Office SharePoint Server 2007 é um produto que usa a tecnologia Windows SharePoint Services. Todos os recursos disponíveis no Windows SharePoint Services também estão disponíveis no Office SharePoint Server 2007, incluindo a capacidade de criar bibliotecas e listas centralizadas, blogs, Wikis e espaços de trabalho em equipe tais como espaços de trabalho de reunião.

O Office SharePoint Server 2007 conta com o Windows SharePoint Services para fornecer uma estrutura consistente e familiar para listas e bibliotecas de documentos, administração de site e personalização de site. Entretanto, o Office SharePoint Server 2007 oferece recursos aprimorados ou adicionais que não estão disponíveis em um site do Windows SharePoint Services. Por exemplo, o Office SharePoint Server 2007 usa a mesma tecnologia de pesquisa que o Windows SharePoint Services mas inclui recursos adicionais que são especialmente úteis para funcionários em grandes organizações, como a capacidade de procurar por dados empresariais em SAP, Siebel e outros aplicativos empresariais.

Ao usar os seguintes recursos no Office SharePoint Server 2007, você pode trabalhar de forma mais eficiente e eficaz com outras pessoas na sua organização.

Usar modelos de site para colaborar ou gerenciar reuniões Quando você cria um site novo do Office SharePoint Server 2007, pode começar selecionando um dos diferentes tipos de modelos de site para colaborar com outras pessoas e gerenciar reuniões. Por exemplo, os modelos de site no grupo Colaboração foram criados para auxiliar as equipes de uma organização a trabalhar em projetos, colaborar em documentos. Por exemplo, ao usar o modelo de site Espaço de trabalho de documento, você pode trabalhar com outras pessoas em um documento ou conjunto de documentos. Os modelos de site no grupo Reuniões foram criados para auxiliar as equipes de uma organização a gerenciar diferentes tipos de reuniões. Os modelos neste grupo oferecem suporte a tudo desde reuniões básicas a reuniões decisivas ou mesmo eventos sociais.

Compartilhar documentos, contatos, tarefas e calendários Você pode sincronizar o seu calendário do Office SharePoint Server 2007 com o Outlook. Você pode inserir eventos de dia inteiro e especificar mais tipos de eventos de repetição ou recorrentes. Você pode controlar os projetos da equipe de forma mais eficaz com exibições por dia e mês.

Realizar debates facilmente com sites wiki Um site wiki permite que você discuta idéias, colabore na criação de uma equipe, crie uma enciclopédia de conhecimento ou apenas colete informações rotineiras em um formato fácil de criar e modificar. Os membros da equipe podem contribuir com os wikis a partir de seus navegadores — eles não precisam de um processador de texto ou conhecimento técnico especial.

Compartilhar idéias com blogs Um blog, algumas vezes conhecido como weblog, consiste em postagens curtas freqüentes. As postagens são exibidas em ordem começando da mais recente. Com o Office SharePoint Server 2007, bastam alguns cliques para criar um blog, postar em um blog, assinar atualizações de um blog e personalizar um blog. Você pode habilitar um blog para aceitar comentários ou pode desativar os comentários. Alguns usos possíveis incluem um diário de um executivo para compartilhar pensamentos e opiniões, uma comunidade para criar relações entre clientes ou um site informal onde as equipes podem compartilhar novidades e dicas.

Receber atualizações de listas e bibliotecas com RSS Listas e bibliotecas utilizam a tecnologia RSS, assim, os membros do seu grupo de trabalho podem receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e exibam atualizações ou feeds de notícias, blogs e outros itens de interesse em um local consolidado.

Gerenciar projetos Você pode criar uma lista Tarefas do Projeto, que inclui um gráfico de Gantt. Um gráfico de Gantt é um tipo de visualização geral das tarefas do projeto que você pode usar para monitorar as datas e o progresso das tarefas da equipe.

Obter acesso móvel ao conteúdo Você pode exibir portais, sites de equipes e listas em um dispositivo móvel, o que o ajuda a permanecer atualizado a respeito de tarefas e projetos da equipe quando você estiver viajando. Por exemplo, as listas aparecem em telefones (ou outros dispositivos de telecomunicação que oferecem suporte a padrões internacionais) em um formato de texto simplificado, com um link para rolar pelo conteúdo de cada página. Você também pode receber alertas quando as listas forem atualizadas.

Enviar email para o Office SharePoint Server 2007 Você pode usar email para participar em discussões, reuniões e documentos em um site do Office SharePoint Server 2007. Assim como você envia email para a sua equipe para discutir tarefas e projetos, pode também enviar email para um site do Office SharePoint Server 2007 ou para uma lista ou biblioteca específica. Você também pode arquivar email que seja enviado para um site ou uma lista, para que os membros da equipe possam facilmente acompanhar uma discussão em um site em vez de ter que procurar mensagens nas suas caixas de entrada lotadas.

Gerenciar documentos e alguns tipos de listas offline Você pode levar seu trabalho importante para onde quer que vá. Com alguns programas de email compatíveis com o Office SharePoint Server 2007, como o Microsoft Office Outlook 2007, você pode trabalhar offline em arquivos em uma biblioteca e itens nos seguintes tipos de listas: calendários, contatos, tarefas e discussões. Quando você se reconectar online, poderá atualizar os arquivos no servidor. Os itens da lista são atualizados automaticamente.

Ao usar os seguintes recursos no Office SharePoint Server 2007, você pode se conectar a pessoas da sua organização que tenham as habilidades corretas, conhecimento e experiência no projeto.

Meu site Meu site é um site pessoal que lhe dá uma localização centralizada para armazenar conteúdo, links e contatos. Ele também serve como um ponto de contato para outros usuários encontrarem informações sobre você e para que os provedores de conteúdo lhe forneçam conteúdo. Meus sites fornece um site dedicado para cada usuário, que pode ser personalizado pelo usuário e para o usuário. Cada site pode ser usado para armazenar, apresentar, exibir e gerenciar conteúdo, informações e aplicativos de uma maneira controlada. Cada site também pode ser usado para apresentar informações sobre o usuário como habilidades e funções, colegas e gerentes, grupos e listas de distribuição aos quais o usuário pertence e documentos nos quais o usuário está trabalhando. E cada site contém um rígido controle de privacidade e mecanismos de segurança, assim, cada usuário pode escolher a quantidade de informação a ser apresentada e para quem. Um site Meu site separado está disponível para cada usuário do Office SharePoint Server 2007. Veja a seguir uma lista dos benefícios do uso de Meu site.

• Ele fornece um local central para exibir e gerenciar todos os seus documentos, tarefas, calendário do Microsoft Office Outlook, colegas e outras informações pessoais.
• Outros usuários do SharePoint podem aprender como contactá-lo, suas áreas de conhecimento, projetos atuais e pessoas que você conhece exibindo sua página pública.
• Os provedores de conteúdo podem usar o seu perfil, como cargo, departamento ou interesses, para colocar informações úteis no seu site.
• Ele permite que os administradores forneçam-lhe Web parts e sites da Web personalizados.

Recursos de rede social Assim como você compartilha informações com outras pessoas na sua organização através da sua home page pública, também pode encontrar outras pessoas e se conectar a elas através das home pages públicas de seus Meu site. Quando um nome aparece no site do portal, você pode clicar nele para exibir o Meu site dessa pessoa. Você pode exibir o site e associações em lista de distribuição, links para sites, pessoas e documentos que podem ajudá-lo a realizar seu trabalho. Você também pode ver as informações que possuem em comum.

Controles de privacidade Ao usar as configurações de privacidade no conteúdo do Meu site público, você permite que o Office SharePoint Server 2007 exiba informações apenas para categorias específicas de pessoas que visitam o seu site. Ao usar grupos de privacidade, você pode especificar que somente algumas pessoas podem exibir algumas das informações pessoais fornecidas na home page Meu site. Isso pode ser útil quando você desejar compartilhar informações pessoais como o número do seu telefone celular somente com o seu grupo de trabalho ou seu gerente. Há cinco categorias de pessoas para as quais você pode exibir conteúdo — Todos, Meus colegas, Meu grupo de trabalho, Meu gerente e Somente eu.

Públicos-alvo Ao usar públicos-alvo, você pode exibir conteúdo como itens de biblioteca ou lista, links de navegação e Web Parts inteiras para grupos específicos de pessoas. Isso é útil quando você deseja apresentar informações relevantes somente a um grupo de pessoas em particular. Por exemplo, você poderia adicionar uma Web Part ao portal do departamento jurídico que contém uma lista dos contratos jurídicos somente para eles. Qualquer item em uma lista ou biblioteca do SharePoint pode ter como alvo públicos específicos, o que pode ser realizado através da Web Part de Consulta de conteúdo. Qualquer outro tipo de Web Part, e seu conteúdo, também pode ter públicos-alvo. Além disso, os links de navegação do site podem ter públicos-alvo. Isso simplifica a experiência do usuário, porque ele verá somente os links de navegação relevantes para ele.

Presença e disponibilidade O ícone da marca inteligente de presença em tempo real, exibido virtualmente em qualquer lugar em que o nome de uma pessoa apareça no Office SharePoint Server 2007, indica se uma pessoa está online e disponível para participar em uma chamada de conferência por telefone ou áudio, mensagem instantânea ou conversa de vídeo bidirecional.

A pesquisa consiste em localizar a informação ou pessoa correta. Esta seção oferece uma visão geral dos recursos relacionados à pesquisa no Office SharePoint Server 2007, como a capacidade de localizar pessoas que tenham a habilidade necessária para realizar o trabalho.

Central de pesquisa A Central de pesquisa é um site que fornece um local central para iniciar consultas e procurar resultados de pesquisa. Se você adicionar informações sobre si próprio na página Meu site, outras pessoas na sua organização utilizarão a Central de pesquisa para localizar você, informações sobre outros projetos e as pessoas que você conhece. O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes modelos de sites para uma Central de pesquisa:

• Central de pesquisa Selecione esse modelo de site quando desejar criar um site dedicado a pesquisas. A página de boas-vindas principal possui uma simples caixa de pesquisa no centro da página. O site inclui páginas para resultados de pesquisas e pesquisas avançadas.
• Central de pesquisa com guias Selecione esse modelo quando você desejar criar um site dedicado a pesquisas. A página de boas-vindas principal possui uma simples caixa de pesquisa no centro da página. O site inclui duas guias: uma para pesquisas gerais e outra para pesquisas por informações sobre pessoas. Você pode adicionar e personalizar guias para focalizar em outros escopos ou tipos de resultados de pesquisa.

Localizar documentos na intranet Você pode pesquisar documentos que contenham uma palavra ou frase específica, que estejam escritos em um idioma específico, que tenham sido criados em um aplicativo específico ou que possuam propriedades específicas. O Office SharePoint Server 2007 também inclui recursos úteis para restringir a pesquisa. Por exemplo, você pode pesquisar somente por documentos que contenham a frase exata "sociedade internacional" e estejam escritos em espanhol ou japonês.

Localizar pessoas na intranet Localizar a pessoa correta pode ser muito importante para conseguir terminar as coisas rapidamente. Você pode pesquisar uma pessoa por nome ou pode usar outros detalhes do perfil, como habilidades, projetos atuais ou cargo. Você também pode pesquisar por pessoas nos aplicativos empresariais da organização, como SAP, Siebel e bancos de dados personalizados.

Localizar dados empresariais no SAP, Siebel e outros aplicativos empresariais Os recursos de pesquisa no Office SharePoint Server 2007 podem ajudá-lo a encontrar informações nos aplicativos empresariais da organização. Esses aplicativos empresariais são programas empresariais especializados para tarefas como contabilidade, controle de estoque e gerenciamento de grupo de fornecedores. Os aplicativos incluem SAP, Siebel e bancos de dados personalizados que foram criados para a sua organização.

Os recursos de gerenciamento de conteúdo no Office SharePoint Server 2007 classificam-se em três categorias:

• Gerenciamento de documentos
• Gerenciamento de registros
• Gerenciamento de conteúdo da Web

O Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 fornece a base para as tarefas de gerenciamento de documentos, incluindo os recursos de controle de versão, de metadados descritivos, de fluxo de trabalho, tipos de conteúdo, auditoria e controles de acesso baseado em função na pasta, biblioteca de documentos e em níveis individuais de documento.

O Office SharePoint Server 2007 estende esses recursos para aprimorar a criação de páginas, processamento de documento empresarial, publicação e gerenciamento de conteúdo da Web, gerenciamento de registros, gerenciamento de política e suporte para publicação multilíngüe.

Gerenciamento de documentos

O gerenciamento de documentos controla a duração dos documentos na sua organização — como eles são criados, revisados, publicados e acessados. Não importa onde você trabalhe, com certeza já se deparou com os desafios do gerenciamento de documentos. Considere a duração do documento médio. Primeiro, o documento é criado, depois salvo e, talvez, depois compartilhado com outros usuários, e, talvez, depois modificado por outros usuários. À medida que novas versões são desenvolvidas, eles devem ser controlados e organizados. Com o Office SharePoint Server 2007, sua organização pode habilitar políticas apropriadas em cada etapa da duração do documente, usar repositórios centralizados para armazenar, gerenciar e acessar documentos e usar rótulos e códigos de barras para controlar com eficiência os documentos.

O Office SharePoint Server 2007 oferece os seguintes recursos para dar suporte ao gerenciamento de documentos.

Modelo de site Central de documentos O modelo de site Central de documentos permite que as organizações criem sites de gerenciamento de documentos em larga escala que ofereçam suporte a cenários de gerenciamento de documentos altamente estruturados. As configurações padrão do modelo de site Central de documentos oferecem suporte a um forte controle de conteúdo: o check-out é obrigatório antes da edição, as versões principal e secundária estão habilitadas, o suporte para vários tipos de conteúdo está habilitado e a auditoria está habilitada para controlar alterações no conteúdo periodicamente.

Biblioteca de gerenciamento de tradução A Biblioteca de gerenciamento de tradução ajuda as organizações a criar, armazenar e gerenciar documentos traduzidos fornecendo exibições e recursos que facilitam o processo de tradução manual do documento. Essa biblioteca possui uma exibição personalizada que agrupa as traduções por documento de origem e também oferece um fluxo de trabalho de Gerenciamento de tradução que pode ser usado para gerenciar o processo de tradução manual.

Estrutura de conversão de documentos O Office SharePoint Server 2007 fornece suporte à conversão de documentos do servidor de um formato de arquivo em outro.

Integração do programa cliente do Microsoft Office System 2007 Muitos recursos de gerenciamento de documentos no Office SharePoint Server 2007 são estendidos até integração total com os programas cliente do Versão do 2007 Office. A partir dos programas cliente do Office 2007, os usuários podem:

• Iniciar e concluir tarefas de fluxo de trabalho
• Atualizar as propriedades de documentos do servidor usando o Painel de informações do documento
• Exibir declarações de política de gerenciamento de informações para documentos do servidor na Barra de Mensagens
• Comparar versões de documentos do servidor no Microsoft Office Word
• Inserir códigos de barras ou rótulos em documentos do servidor

Gerenciamento de registros

O gerenciamento de registros é o processo de coleta, gerenciamento e exclusão de registros corporativos (informações consideradas importantes para o histórico, conhecimento ou defesa legal de uma empresa) de uma maneira consistente e uniforme com base nas políticas da empresa. Essas políticas são formadas pelo tipo de trabalho realizado pela empresa, os tipos de riscos legais que ela enfrenta e as leis e regulamentações que as governam. O Office SharePoint Server 2007 introduz um novo conjunto de recursos para criar e oferecer suporte aos recursos formais de gerenciamento de registros na organização.

Políticas de gerenciamento de informações As organizações podem definir e usar políticas de gerenciamento de informações em sites do Office SharePoint Server 2007 para garantir a conformidade com processos empresariais corporativos ou regulamentações legais ou governamentais para o gerenciamento de informações. As políticas de gerenciamento de informações permitem que os administradores de site ou gerentes de lista controlem como o conteúdo é gerenciado. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários recursos predefinidos de política que as organizações podem usar individualmente ou em combinação para definir políticas de gerenciamento de informações para seus sites. Esses recursos de política, que podem ser definidos para uma coleção inteira de um site, ou uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo específico, incluem: Auditoria, Códigos de barras, Conversão de formulário para arquivamento e Expiração. Além disso, as organizações podem desenvolver políticas de gerenciamento de informações personalizadas.

Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) No Office SharePoint Server 2007, as organizações podem usar o IRM para limitar as ações que os usuários podem realizar em arquivos que tenham sido baixados de bibliotecas ou listas do SharePoint. O IRM criptografa os arquivos baixados e limita o conjunto de usuários e programas que têm permissão para descriptografar esses arquivos. O IRM também pode limitar os direitos dos usuários que têm permissão para ler arquivos para que não possam realizar ações como imprimir cópias dos arquivos ou copiar texto deles.

Modelo de site Central de registros O modelo de site Central de registros no Office SharePoint Server 2007 foi projetado para ajudar as organizações a implementarem seus programas de retenção e gerenciamento de registros. Esse modelo de site estende os recursos padrão do Office SharePoint Server 2007 com recursos adicionais de gerenciamento de registros para fornecer as seguintes capacidades:

• Recursos de caixa-forte O modelo de site Central de registros possui vários recursos para garantir a integridade dos registros armazenados nele. Os registros nunca são modificados automaticamente pelo sistema, o que significa que os registros que são carregados no site e depois baixados dele serão sempre idênticos. As configurações padrão do site Central de registros também impedem a violação direta dos registros controlando a versão de todas as alterações feitas no conteúdo do documento e realizando auditoria em tipos específicos de alterações. Os gerentes de registros podem adicionar e manter metadados em itens separadamente dos metadados do registro. As alterações nos metadados também têm a versão controlada.
• Roteamento de registros As organizações podem definir uma lista de roteamento de registros para rotear automaticamente os registros enviados para a Central de registros para a biblioteca apropriada.
• Imposição da política de gerenciamento de informações Os recursos de política Auditoria, Expiração e Código de barras incluídos no Office SharePoint Server 2007 são úteis para o gerenciamento de registros.
• Em espera O Office SharePoint Server 2007 fornece suporte para o gerenciamento do processo de descoberta legal, permitindo que as organizações coloquem os registros em espera. Os registros que estão sujeitos a litígios ou investigações podem ser adicionados a uma lista Em espera, sendo assim suspensos das políticas de gerenciamento de registros e expiração. Os itens podem ser colocados em mais de uma espera por vez.
• Interface de coleta de registros As pessoas e os sistemas automatizados podem facilmente enviar conteúdo para um site Central de registros sem necessariamente ter acesso ou permissão a qualquer conteúdo do site. O conteúdo pode ser enviado através de um serviço da Web usando o protocolo SOAP, ou através de email usando o protocolo SMTP.

Integração com o Microsoft Exchange 2007 O Office SharePoint Server 2007 é totalmente integrado ao Exchange 2007. Essa integração permite que as organizações criem pastas de email gerenciadas no Exchange que são exibidas para os usuários no Office Outlook 2007. As organizações podem definir políticas de gerenciamento de informações para essas pastas que especifiquem coisas como uma cota ou período de retenção. Os usuários também podem usar essas pastas para enviar email para um site Central de registros que tenha sido implementado no Office SharePoint Server 2007.Os usuários podem arrastar e soltar registros de email de suas caixas de entrada na pasta de email gerenciada apropriada.

Gerenciamento de conteúdo da Web

O Office SharePoint Server 2007 inclui muitos recursos que são úteis para criar, implantar e gerenciar portais de intranet empresariais, sites de presença na Internet corporativos e sites de portal divisional. Esses recursos permitem que você crie e publique conteúdo da Web de uma forma rápida e possa, então, reduzir o custo e sobrecarga do gerenciamento de vários sites.

Páginas da Web baseadas em modelo Ao usar os recursos de gerenciamento de conteúdo da Web no Office SharePoint Server 2007, você pode criar, editar e gerenciar páginas da Web baseadas em modelo. Para fazer isso, crie layouts de página e, então, crie e gerencie os "modelos" das suas páginas da Web, para autores e como eles criam conteúdo e para leitores e como eles exibem conteúdo.

Publicar modelos de site Ao criar um novo site do Office SharePoint Server 2007, você pode começar selecionando um dos vários tipos diferentes de modelos de sites, incluindo modelos que oferecem suporte a necessidades de publicação de conteúdo específico que você possa ter. Os modelos de site no grupo Publicar permitem que as organizações criem, implantem e gerenciem portais de intranet empresariais, sites de presença na Internet corporativos e sites de portais divisionais. Os modelos de site no grupo Publicar possuem recursos de publicação habilitados, incluindo a barra de ferramentas de edição de página, editor de conteúdo e check out.

• Site de notícias Selecione esse modelo de site quando desejar criar um site para colocar artigos de notícias e links para eles de forma rápida e fácil. Ele inclui amostras de layouts de página de notícias e um arquivo para armazenar itens de notícias mais antigos. Ele também possui um layout fácil de usar para leitores e provedores de notícias. Esse modelo de site também inclui duas Web Parts que permitem a entrega eficiente de notícias: Visualizador RSS e Imagens desta semana.
• Site de publicação com fluxo de trabalho Selecione esse modelo de site quando desejar criar um site para publicar páginas da Web em uma agenda usando fluxos de trabalho de aprovação. Ele inclui bibliotecas de documentos e imagens para armazenar ativos de publicação na Web. Por exemplo, você pode criar um site para exibir artigos técnicos que devem ser revisados por pessoas com experiência no assunto antes que possam ser publicados.
• Portal de colaboração Selecione esse site se desejar criar uma hierarquia de sites iniciais para um portal divisional da intranet. Ele inclui uma home page, um site de notícias, um diretório de sites e uma Central de pesquisa com guias. Geralmente, esse site possui tantos contribuidores quanto leitores e é usado para hospedar sites de equipes. Esse tipo de modelo pode ajudar quando você desejar criar um portal divisional onde os funcionários podem colaborar e publicar documentos e páginas da Web. Esse modelo de site estará disponível somente se você estiver criando uma coleção de sites com Administração central.
• Portal de publicação Selecione esse modelo se desejar criar uma hierarquia de sites iniciais para um site de Internet ou um grande portal de Intranet. Esse site pode ser personalizado facilmente com identidades visuais distintas. Inclui uma home page, um subsite de informações à imprensa de exemplo, uma Central de pesquisa e uma página de logon. Normalmente, esse site possui muito mais leitores do que colaboradores e é usado para publicar páginas da Web com fluxos de trabalho de aprovação. Por padrão, você pode criar somente subsites de publicação com fluxo de trabalho em sites que você crie usando esse modelo de site. Esse modelo de site estará disponível somente se você estiver criando uma coleção de sites na Administração central.

Integração com o Office SharePoint Designer 2007 O Office SharePoint Designer 2007 é um novo produto para criar e personalizar sites da Web do Office SharePoint Server 2007 e criar aplicativos para fluxo de trabalho com base em tecnologias SharePoint. Você pode usar o Office SharePoint Designer 2007 para personalizar um site do Office SharePoint Server 2007. Isso permite que você crie e estenda sites de portal ou páginas de portal com mais flexibilidade e possibilidades do que antes. Por exemplo, você pode usar ferramentas de edição avançadas para editar arquivos de folhas de estilos em cascata (CSS) para sites do SharePoint.

Criação de página da Web em contexto Você pode criar páginas da Web usando o editor de rich-text que vem com o Office SharePoint Server 2007. No modo de edição de texto, você pode digitar e editar conteúdo na página, usando um navegador. No modo de edição de código fonte HTML, você pode digitar e editar conteúdo de página usando HTML padrão. Outros recursos incluem:

• Um recurso que permite que você crie, organize e formate links rapidamente.
• Uma Web part que permite que você acumule o conteúdo do seu site.
• Um recurso para verificação da ortografia do conteúdo criado.
• Um recurso para gerenciar e editar conteúdo padronizado, como declarações de copyright, em um único local.

Criação do cliente O Office SharePoint Server 2007 também permite que você crie páginas da Web convertendo documentos criados usando outros programas. Isso pode ter muitas vantagens, dependendo do programa que você use para criar o documento original. Por exemplo, você pode usar os documentos do Office Word 2007 para criar páginas da Web para sua coleção de sites. Entre as vantagens desta abordagem estão:

• Criação mais rápida Você pode transformar importantes documentos do Office Word 2007 — por exemplo, documentos oficiais ou relatórios de status — diretamente em páginas da Web, em vez de recriar esses documentos para uso na Web.
• Trabalho offline Ao usar o Office Word 2007 para criar uma página da Web, você fica livre para trabalhar no conteúdo com ou sem uma conexão com a Internet.
• Conjunto de recursos de criação mais completo O Office Word 2007 fornece mais recursos de processamento de texto do que os oferecidos pelo Office SharePoint Server 2007 sozinho.
• Flexibilidade de documento Você pode usar os documentos do Office Word 2007 para outras finalidades também. Por exemplo, você pode criar o anúncio de um novo produto usando o Word e depois distribuir esse anúncio em uma mensagem de email e na Web.

Variações do site Os públicos dos sites da Web podem variar de diversas maneiras incluindo idioma, região geográfica, dispositivo de navegação ou filiação à empresa. A tarefa de produção e manutenção de variações de um site pode ser difícil e demorada. No Office SharePoint Server 2007, o recurso de variações permite que os administradores de site simplifiquem o processo de gerenciamento de variações mantendo cópias personalizáveis do conteúdo de um site fonte em cada site de destino. Esse recurso é particularmente útil na publicação de sites multilíngües. Por exemplo, você pode identificar uma fonte (por exemplo, Informações à imprensa – Inglês) e vários sites de destino (por exemplo, Informações à imprensa – Francês, Informações à imprensa – Japonês) e o Office SharePoint Server 2007 manterá os sites de destino sincronizados com o site fonte.

Navegação no site O Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que facilitam a criação e o gerenciamento da estrutura navegacional do site.

Página Conteúdo e estrutura do site Use a página Conteúdo e Estrutura do Site para gerenciar o conteúdo e a estrutura da coleção de sites do SharePoint. No Office SharePoint Server 2007, a navegação é gerada dinamicamente da hierarquia da coleção de sites. Isso significa que quando você altera a estrutura do site (por exemplo, se você move um subsite), essa alteração é refletida na navegação do site. Onde o item agora aparece na navegação do site reflete o novo local do subsite base. As ações que você pode realizar nessa página incluem mais do que alterar a estrutura do site. Você pode gerenciar conteúdo realizando outras ações em listas e itens de lista. Por exemplo, você pode realizar check out ou check in, publicar e copiar itens.

Para garantir que a interface da página Conteúdo e estrutura do site fosse familiar a você, ela foi criada para ser similar ao Windows Explorer. Você pode ver a hierarquia da coleção de sites no painel de navegação como uma exibição em árvore à esquerda da página Conteúdo e estrutura do site. À direita, os itens são listados no painel da lista.

Os processos empresariais estão no centro de qualquer organização, e os formulários, freqüentemente, estão no centro de um processo empresarial, como o processo de aprovação de relatórios de despesa. Ao usar a tecnologia InfoPath Forms Services no Office SharePoint Server 2007, você pode criar modelos de formulário compatíveis com navegador no InfoPath e habilitá-los para uso em um site do Office SharePoint Server 2007. Para preencher um formulário, os usuários não precisam ter o InfoPath instalado nos seus computadores, nem precisam fazer downloads extras da Web. Eles só precisam de um navegador, como o Microsoft Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services Quando você cria modelos de formulário com o Office InfoPath 2007 e os implanta em um site do Office SharePoint Server 2007, pode habilitar uma configuração que permite que os usuários preencham formulários usando um navegador da Web. Isso ocorre porque o Office SharePoint Server 2007 contém a tecnologia InfoPath Forms Services, que — além de habilitar a implantação de formulários baseados em navegador — fornece um local central para armazenar e gerenciar modelos de formulários para a sua organização. Os formulários que você hospeda no servidor são chamados de formulários habilitados para navegador.

Quando você publica um modelo de formulário em um site do Office SharePoint Server 2007, pode distribui-lo na sua intranet corporativa, mas também em sites externos da Web, como sites de extranet ou sites corporativos. Isso permite que você colete dados de clientes, parceiros, fornecedores e outras pessoas vitais ao sucesso do seu negócio ou organização. Por exemplo, uma grande empresa de seguros pode usar um único modelo de formulário habilitado para navegador para coletar e processar indenizações de seguro e depois implantar esse modelo de formulário nos sites de Internet e intranet. Se um cliente visitar o site da empresa de seguro, poderá preencher o formulário de indenização no navegador. Como alternativa, se o cliente chamar a empresa de seguro para relatar a indenização, um agente de seguro pode preencher o formulário de indenização no InfoPath, acessando-o em um site interno para relatório de indenizações. Ou, uma agência do governo pode coletar dados de cidadãos colocando modelos de formulário habilitados para navegador em seu site da Web.

Fluxos de trabalho Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborar em documentos e gerenciar tarefas de projeto implementando processos empresariais específicos em documentos e itens em um site do Office SharePoint Server 2007. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a aderirem a processos empresariais consistentes e também aumentam a eficiência e a produtividade da organização gerenciando as tarefas e etapas envolvidas em processos empresariais específicos. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho predefinidos que tenham sido designados para solucionar cenários empresariais comuns:

• Aprovação Esse fluxo de trabalho roteia um documento ou item para um grupo de pessoas para aprovação.
• Coletar comentários Esse fluxo de trabalho roteia um documento ou item para um grupo de pessoas para obter comentários.
• Coletar assinaturas Esse fluxo de trabalho roteia um documento do Microsoft Office para um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais.
• Aprovação de disposição Esse fluxo de trabalho, que oferece suporte a processos de gerenciamento de registros, gerencia a expiração e retenção de documentos permitindo que os participantes decidam se devem manter ou excluir documentos expirados.
• Três estados Esse fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar processos empresariais que requeiram que as organizações controlem um alto volume de questões ou itens, como questões de suporte ao cliente, líderes de vendas ou tarefas de projetos.
• Aprovação em grupo Esse fluxo de trabalho fornece um gráfico de organização hierárquico a partir do qual selecionar os aprovadores e permite que os aprovadores usem um controle com carimbo em vez de uma assinatura. Essa solução foi criada especificamente para mercados do Leste asiático.
• Gerenciamento de tradução Esse fluxo de trabalho gerencia o processo de tradução manual do documento criando cópias do documento a ser traduzido e atribuindo tarefas de tradução a tradutores. Esse fluxo de trabalho só está disponível para Bibliotecas de gerenciamento de tradução.

SSO (Single Sign-On) O recurso de logon único permite que uma pessoa insira um nome e uma senha para usar uma série de aplicativos back-end. Ele é usado para integrar sistemas back-office e aplicativos empresariais que requeiram bancos de dados de credenciais separados. Os serviços de logon único do Office SharePoint Server 2007 oferecem suporte ao uso de provedores de credenciais conectáveis personalizadas e de terceiros.

Tradicionalmente, as ferramentas para acessar grandes quantidades de dados não estruturados com a finalidade de análise estavam disponíveis somente para pessoas com anos de experiência em data warehousing ou data mining (mineiração de dados). A publicação na Web usando dados de várias fontes é algo historicamente restrito a desenvolvedores e consultores. Ao usar os novos recursos disponíveis no Office SharePoint Server 2007, as pessoas que lidam com informação podem agrupar dados de várias fontes e publicá-los na Web.

O Office SharePoint Server 2007 pode vincular a aplicativos empresariais, como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server 2005, permitindo que você publique facilmente relatórios, listas e KPIs (Indicadores Principais de Desempenho).

Quando você publica relatórios dos dados em um desses sistemas, fornece dados operacionais ou estratégicos para tomadores de decisão. Exemplos de relatórios incluem pastas de trabalho do Microsoft Office Excel, um relatório dos serviços de relatório do SQL Server ou um relatório do Microsoft Office Access. Executivos e gerentes funcionais contam com relatórios precisos e rápidos para tomar decisões informadas.

Central de relatórios No centro dos novos recursos de inteligência comercial do Office SharePoint Server 2007 está a Central de relatórios. A Central de relatórios é um site que fornece um local central para armazenar relatórios que são comuns a um grupo, seja ele pequeno como uma equipe ou grande como uma organização. O site Central de relatórios contém bibliotecas de documentos especiais para armazenar relatórios, listas e conexões para fontes de dados externas. Ele também fornece acesso a modelos de páginas e Web Parts para ajudá-lo a criar páginas e listas que contenham informações comerciais. Na Central de relatórios, os usuários podem pesquisar por itens usando categorias, exibir um calendário dos próximos relatórios e inscrever-se em relatórios que sejam relevantes.

Serviços do Excel Os Serviços do Excel permitem que você armazene uma pasta de trabalho do Excel em um servidor e depois publique qualquer parte dessa pasta de trabalho em uma página da Web. Os usuários só precisam de um navegador para exibir e interagir com os dados dinâmicos. A pasta de trabalho é publicada na página da Web usando-se a Web Part Excel Web Access (EWA).

Uma vantagem de publicar pastas de trabalho em uma Web Part é que todo o cálculo ocorre no servidor. Como resultado, a lógica comercial na pasta de trabalho nunca é exposta. Outra vantagem é que há somente uma cópia da pasta de trabalho, e ela está armazenada em um local central, seguro. A partir da página da Web, você pode dar aos usuários direitos "apenas de exibição" para limitar o acesso à pasta de trabalho. Por exemplo, você pode impedir que os usuários abram uma pasta de trabalho usando o Excel ou controlar o que eles podem ver.O Excel Services é uma tecnologia de servidor que facilita a utilização, o compartilhamento, a proteção e o gerenciamento de pastas de trabalho do Microsoft Office Excel 2007 como relatórios interativos de uma forma consistente em toda a organização. Há três componentes básicos dos Serviços do Excel que interagem entre si e, juntos, formam o design estrutural geral dos Serviços do Excel.

• Serviços de Cálculo do Excel (ECS) é o "mecanismo" dos Serviços do Excel que carrega a pasta de trabalho, calcula em total fidelidade com o Microsoft Office Excel 2007, atualiza dados externos e mantém sessões.
• Excel Web Access (EWA) é uma Web Part que exibe e habilita a interação com a pasta de trabalho do Microsoft Office Excel em um navegador usando DHTML e JavaScript sem a necessidade de fazer download de controles do ActiveX no computador cliente e pode ser conectada a outras Web Parts em painéis e outras páginas de Web Parts.
• Serviços de Web do Excel (EWS) é um serviço da Web hospedado no Microsoft Office SharePoint Services que fornece vários métodos que um desenvolvedor pode usar como uma API para criar aplicativos personalizados com base na pasta de trabalho do Excel. Você deve primeiro criar uma pasta de trabalho do Excel usando o Office Excel 2007 e depois salvar a pasta de trabalho nos Serviços do Excel. Em resumo, o Office Excel 2007 é a ferramenta de criação e os Serviços do Excel são a ferramenta de relatório.

O criador da pasta de trabalho, geralmente um analista do negócio, usa o Office Excel 2007 para criar a pasta de trabalho do Excel e, opcionalmente, especificar itens nomeados para exibir e definir parâmetros. O autor da pasta de trabalho depois a salva em uma biblioteca de documentos (ou em uma rede ou pasta da Web) nos Serviços do Excel, onde ela é gerenciada e protegida por um administrador do SharePoint. O autor da pasta de trabalho e outros usuários podem criar relatórios, páginas de Web Part e painéis de inteligência comercial que usem a pasta de trabalho. Muitos usuários comerciais podem acessar a pasta de trabalho exibindo-a em um navegador e até mesmo atualizar os dados se a pasta de trabalho estiver conectada a uma fonte de dados externa. Com permissão apropriada, os usuários comerciais também podem copiar o estado atual da pasta de trabalho e quaisquer interações feitas durante a sessão atual, como classificação e filtragem, para um computador cliente para análise mais detalhada seja como uma pasta de trabalho do Excel ou um instantâneo de pasta de trabalho.

Conexões a fontes de dados externas Além de usar fontes de dados externas em pastas de trabalho do Excel, você pode usar dados de outros aplicativos empresariais, como SAP e Siebel, em páginas, Web Parts e listas do SharePoint.

Os administradores geralmente criam as conexões do sistema e podem armazená-las em uma Biblioteca de conexões de dados na Central de relatórios. Dessa forma, o pool central de conexões pode ser facilmente acessado e reutilizado por qualquer pessoa que tenha permissões. Entretanto, você pode criar e armazenar conexões de dados em qualquer lugar no sistema Office SharePoint Server 2007.

Ao usar conexões a fontes de dados externas, você pode criar listas do SharePoint e páginas da Web que permitam que os usuários interajam com os dados na fonte externa sem sair da página do SharePoint.

KPIs (Indicadores Principais de Desempenho) Um indicador principal de desempenho é uma dica visual que comunica o progresso realizado em direção a um objetivo. Os KPIs são úteis para equipes, gerentes e empresas para avaliar rapidamente o progresso feito em objetivos mensuráveis. Ao usar os KPIs do SharePoint, você pode visualizar facilmente as respostas às seguintes questões:

• Estou na frente ou atrás do que?
• A que distância estou?
• Qual o mínimo que eu completei?

Cada área de um negócio pode decidir controlar tipos diferentes de KPIs, dependendo dos objetivos de negócio que estejam tentando alcançar. Por exemplo, para aumentar a satisfação do cliente, uma central de atendimento deve definir uma meta para responder a um número específico de chamadas dentro do menor período de tempo. Ou o departamento de vendas pode usar os KPIs para definir metas de desempenho, como o número de chamadas de novas vendas feitas por mês.

Os KPIs são criados usando-se listas de KPIs e depois são exibidos usando-se Web Parts de KPI especiais. Você pode armazenar listas de KPI na Central de relatórios ou em qualquer outro site no Office SharePoint Server 2007, onde elas podem ser reutilizadas por qualquer pessoa com permissões para acessá-las.

Painéis Um painel é uma página flexível que exibe dados de KPIs e pastas de trabalho do Excel. Por exemplo, a divisão de recursos humanos pode criar um painel que seja utilizado por funcionários para exibirem informações personalizadas, como seu salário ou histórico de benefícios.

Dados empresariais em listas Você pode facilmente integrar e incorporar informações de aplicativos empresariais como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server no ambiente colaborativo do Office SharePoint Server 2007 adicionando o tipo de coluna de dados empresariais em uma lista do Office SharePoint Server 2007. Dessa forma, você possui uma lista de itens que usam uma combinação de colunas do Office SharePoint Server 2007 e de um aplicativo empresarial externo. Por exemplo, se você trabalhar para uma empresa de consultoria que use um sistema CRM, poderá armazenar documentos, como propostas, contratos e apresentações em listas do SharePoint e associar esses documentos ao cliente apropriado no banco de dados do CRM. Isso ajuda a manter toda a documentação do cliente em um lugar e permite que as pessoas que utilizam a página naveguem facilmente para o registro do cliente no aplicativo empresarial.